Quatre questions à poser lors du changement de fournisseur de déchets biomédicaux

En ce qui concerne la gestion des déchets biomédicaux au Canada, les établissements de soins de santé, grands et petits, travaillent avec des fournisseurs tiers pour éliminer les déchets de manière sûre et conforme. Ces services font généralement l’objet d’un contrat pluriannuel, et les différents fournisseurs offrent des niveaux de service différents.

Il est essentiel de trouver un partenaire fiable qui réponde à vos besoins, compte tenu de l’engagement à long terme et des responsabilités potentielles associées à l’élimination des déchets biomédicaux. Cela n’a fait que s’accentuer ces dernières années. Les pressions exercées par les pénuries de la chaîne d’approvisionnement, les changements de prix et les pressions sans précédent sur les services dans tout le pays transformant rapidement le secteur, il est plus important que jamais de choisir votre partenaire avec soin.

Malheureusement, pour les petites installations en particulier, les fournisseurs de déchets biomédicaux sont parfois perçus comme n’ayant pas beaucoup d’options. Ce sentiment d’inévitabilité – « de toute façon, il n’y a qu’un seul choix » – peut conduire à s’enfermer dans de mauvais contrats, avec un service médiocre et aucune possibilité d’externalisation.

Mais il existe des alternatives et, en tant que client, il est important de comprendre ce que vous pouvez contrôler pendant le processus de sélection du fournisseur. Ainsi, avant de conclure votre prochain contrat à long terme, assurez-vous d’évaluer chaque aspect de votre fournisseur de services de gestion des déchets – des normes de service à la structure des prix en passant par la résolution des problèmes, entre autres détails – afin de vous assurer de trouver un partenaire sur lequel vous pouvez compter.

VOICI QUATRE QUESTIONS À POSER AVANT DE VOUS ENGAGER

1 / Prenez-vous en charge tous les services d’enlèvement des déchets, du berceau à la tombe ?

2 / Comment suis-je facturé pour votre service ?

3 / Comment ce programme sera-t-il mis en œuvre ?

4 / Comment les problèmes sont-ils résolus ?

Vous occupez-vous de tous les services d’enlèvement des déchets, du berceau à la tombe ?

Au Canada, le producteur de déchets est responsable des déchets qu’il produit du « berceau à la tombe », ce qui signifie qu’il est responsable des déchets jusqu’à ce qu’ils soient éliminés. Par conséquent, si votre fournisseur de services de gestion des déchets commet une erreur, vous êtes responsable des dommages. Pour éviter cette responsabilité, il est essentiel d’avoir un partenaire qui assume l’entière responsabilité du ramassage, du transport, du traitement et de l’élimination des déchets biomédicaux.

De nombreux fournisseurs ne sont pas en mesure de gérer l’ensemble du processus, ce qui nécessite l’intervention d’un tiers pour au moins une étape. Non seulement cela ajoute un risque supplémentaire, mais cela peut aussi augmenter les coûts d’élimination. À l’inverse, certains grands fournisseurs peuvent affirmer qu’ils sont les seuls à pouvoir incinérer les déchets au Canada (une exigence pour certains déchets), ce qui induit en erreur les clients potentiels soucieux d’une gestion du berceau à la tombe.

En réalité, plusieurs fournisseurs, dont Daniels Health, peuvent gérer la variété des processus de traitement nécessaires pour des services complets du berceau à la tombe. Lorsque vous évaluez des fournisseurs potentiels, il est essentiel de commencer par là – à la fois pour vous assurer que votre partenaire est capable de répondre à vos besoins sans l’aide d’une tierce partie et pour évaluer comment il positionne ces capacités dans l’ensemble de l’industrie.

Comment votre service m’est-il facturé ?

Il existe plusieurs façons de facturer les services de gestion des déchets. Certains prestataires facturent par tranches de temps (par exemple, un forfait mensuel), tandis que d’autres facturent par service, soit par enlèvement, soit par poids.

Chaque modèle présente des inconvénients et des avantages, mais l’objectif doit être d’éviter les frais inutiles dans la mesure du possible. Par exemple, si vous produisez de petites quantités de déchets et que vous n’avez besoin d’un ramassage qu’une fois tous les six mois, vous ne devriez pas accepter de payer des frais de service mensuels.

Chez Daniels, nous travaillons avec vous pour modéliser les coûts prévus avant de signer un accord. Grâce à cette approche, nous pouvons vous garantir que les coûts d’élimination des objets tranchants n’augmenteront pas plus que ce qui a été convenu, à condition que les données sur le volume d’objets tranchants fournies dans l’analyse coûts-avantages initiale incluent TOUS les conteneurs utilisés pour l’élimination des objets tranchants. Les coûts peuvent toutefois augmenter si la charge de travail de l’institution s’accroît ou si les procédures concernant les objets tranchants ou piquants changent.

Enfin, veillez à ce que le contrat ne contienne pas de frais imprévus ou cachés.

Comment ce programme sera-t-il mis en œuvre ?

Les établissements de santé ont besoin d’une logistique coordonnée pour fonctionner sans heurts. Aussi, chaque fois qu’un élément aussi important qu’un programme de gestion des déchets est modifié, il est important de s’assurer que la mise en œuvre n’aura pas d’impact négatif sur les fonctions de base.

Lorsque vous étudiez vos options, il est important de discuter du fonctionnement de l’installation et du déploiement et de comprendre les engagements pris par votre fournisseur. Par exemple, chez Daniels Health, nous avons une étape multi- processus de mise en œuvre afin de garantir les meilleurs résultats pour votre installation. Voici à quoi cela ressemble généralement pour les producteurs de déchets de grande et moyenne taille :

• Réunions préliminaires et stratégie de mobilisation
• Évaluation du site et visites des quartiers
• Préparation et traitement de l’installation
• Planification des stocks et des services
• Orientation du système et du support
• Optimisation des comptes
• Soutien permanent, planification stratégique et amélioration continue

En vous assurant que votre fournisseur est capable non seulement de mettre en place votre programme de gestion des déchets, mais aussi d’analyser vos résultats et d’optimizer le processus au fil du temps, vous pouvez réduire la quantité totale de déchets que vous produisez, tout en diminuant les coûts de main-d’œuvre et de temps.

Comment les problèmes sont-ils résolus ?

Enfin, il est inévitable qu’il y ait des problèmes imprévus, comme un enlèvement manqué, qui doivent être résolus. En cas de problème, il est indispensable de pouvoir parler à un représentant du service clientèle.

C’est pourquoi il est important de s’assurer que vous avez une compréhension claire des capacités de soutien du service à la clientèle d’un fournisseur et de la façon dont il gère la résolution des problèmes. Par exemple, dans le cas extrêmement rare où un conteneur vous est livré et que vous pensez qu’il ne répond pas à la garantie de qualité offerte par Daniels, une enquête interne complète sur l’incident est ouverte. Cette enquête implique un suivi de la part des services de gestion du service à la clientèle, de gestion du transport, de gestion des opérations et de gestion de la qualité, le cas échéant. L’examen complet et les conclusions des préoccupations sont consignés et un rapport complet vous est fourni.

Trouver un partenaire sur lequel vous pouvez compter

La gestion des déchets médicaux est complexe. L’équilibre entre la sécurité, l’efficacité, les coûts et la conformité exige une approche détaillée adaptée aux besoins de votre établissement. C’est pourquoi, plus que jamais, il est essentiel de trouver un partenaire fiable qui travaille avec vous pour développer un programme adapté à votre établissement.

Lorsque vous chercherez à changer de prestataire pour la gestion de vos déchets médicaux, ces quatre questions sont un bon point de départ pour vous assurer de trouver le meilleur partenaire. Essayez-les en nous appelant.

DEMANDER UNE CONSULTATION